クラウドPBXには、場所を選ばず電話を使える、電話設備の管理負担が減る、テレワークに対応しやすいといった利点があります。一方で、電話環境をクラウドへ移すときに見落としやすい点があります。クラウド側で障害が起きたとき、電話はどうなるのかという点です。

電話は、お客様からの問い合わせ、営業担当者の連絡、受注や予約の受付、社内外の緊急連絡など、日々の業務に直結しています。クラウドPBXを選ぶときは、通常時の機能や料金に加えて、障害が起きたときに電話をどう続けるかまで確かめておくと安心です。

クラウドPBXで考えておきたい「障害時の電話」

クラウドPBXは、社内に電話交換機を置かずに使えます。その代わり、サービスが動いているクラウド環境やネットワークで障害が起きる可能性は、あらかじめ考えておく必要があります。

  • クラウドPBXのシステムに障害が起きたら、電話はどうなるのか
  • 復旧するまで、電話を受けられないのか
  • お客様からの電話を取りこぼさないか

クラウド環境の障害は、どの事業者のサービスでも起こりえます。備えのないサービスでは、復旧まで待つしかありません。電話での問い合わせや受注が大きな割合を占める会社では、数時間の停止でも業務への影響が大きくなります。

別のクラウド環境で続けるという考え方

障害への備えの一つが、ふだん使うクラウド環境とは別のクラウド環境に、バックアップ用の環境を用意しておく構成です。

通常時は次の流れで電話を使います。

  1. お客様からの着信
  2. 通常のクラウド環境
  3. クラウドPBX
  4. 社内の電話機やスマートフォンで応答

通常のクラウド環境で障害が起きたときは、2の部分をバックアップ側のクラウド環境へ切り替えて、電話を続けます。

VoiceLine PBX クラウド版では、電話を止めたくないというご要望に応じて、このようなバックアップ環境を含めた構成をご提案します。切り替えの方法や条件、復旧までの時間、費用は、ご利用の規模や構成によって変わります。標準の構成に含まれるものではないため、まずはご相談ください。

「バックアップがある」だけでなく、仕組みと体制まで考える

バックアップ対策を検討するときは、「バックアップ環境があります」という一言だけで判断しないほうが安全です。実際に障害が起きたときの運用まで決まっているかを確かめます。

  • どのような条件で切り替えるのか
  • 誰が判断するのか
  • どのように切り替えるのか
  • 切り替えたあと、どの機能がどこまで使えるのか
  • 復旧したあと、通常の環境へどう戻すのか

障害に気づく仕組みも大切です。監視の通知で早く異常に気づければ、復旧を待つか、別の環境へ切り替えるかを早い段階で判断できます。

比較するときは「機能」だけでなく「障害時」を確認

クラウドPBXを比べるときは、月額料金、内線数と外線数、スマートフォンやパソコンからの利用、IVR、通話録音、転送、管理画面、いまの電話番号を引き継げるかといった項目を確認することが多いでしょう。法人で使うなら、ここに「障害が起きたとき、電話をどう続けるのか」を加えておきたいところです。

サービスの提供会社には、次の点を尋ねてみてください。

確認項目確認したい内容
障害対策クラウド環境に障害が起きた場合の対策
バックアップ環境別の環境へ切り替えられるか
切り替え方法自動か手動か、どのように切り替えるのか
障害時の体制誰が障害対応を行うのか
サポート障害が起きたとき、どこまで支援を受けられるのか
復旧後の対応通常の環境へ戻す方法
契約プランバックアップ対応が標準か、オプションか

ここまで確かめておくと、料金の比較だけでは見えない、業務を続けられるかどうかの差が見えてきます。

「電話が止まるリスク」は会社によって違う

すべての会社に、同じ水準のバックアップ対策が必要なわけではありません。社内の連絡が中心の会社と、電話での問い合わせ・予約・受注が売上に直結する会社とでは、電話が止まったときの影響が違います。

  • コールセンター
  • 予約を電話で受ける会社
  • 電話で注文を受ける会社
  • お客様からの問い合わせが多い会社
  • 営業活動で電話を頻繁に使う会社
  • 24時間の対応が必要な会社

こうした会社では、電話環境を止めないことが経営上の課題になります。「クラウドだから安心」と考えるのではなく、クラウド側で障害が起きた場合にどうするかまで決めておくことが大切です。

バックアップ環境を持たない場合でも、通信事業者の転送サービスで別の番号へ着信を転送するといった備え方があります。使えるかどうかは契約している回線によって異なるため、事前に確認してください。災害や停電への備えは、災害・障害時に備えるクラウド電話のBCPにまとめています。

障害時の電話についてご相談ください

クラウドPBXを選ぶときは、「何ができるか」とあわせて「障害が起きたときにどうなるか」を見ておくと、導入後の不安が減ります。

  • クラウドPBXへの移行を考えているが、障害時の対応が心配
  • 電話を止めたくない
  • いまの電話環境のバックアップ対策を見直したい
  • クラウドPBXを比べているが、障害対策までは比べられていない

このような場合は、VoiceLine PBX クラウド版についてご相談ください。相談と見積りは無料です。電話の使い方と止められない時間帯をうかがい、バックアップ環境を含めた構成をお答えします。